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南京市建邺区重调研强弱项巩固数字档案室创建成果

  本报讯 近日,结合“不忘初心、牢记使命”主题教育,南京市建邺区档案部门开展了“全国示范数字档案室”创建成果工作专题调研,查摆档案信息化建设工作中存在的问题,以更好地在固根基、扬优势、补短板、强弱项上下功夫,确保将“全国示范数字档案室”这一优势品牌巩固好、建设好。

 2015年,建邺区档案局被国家档案局确定为全国首批数字档案室建设试点单位。在区委、区政府的大力支持和正确领导下,区档案局在2017年11月通过了“全国示范数字档案室”测试。两年来,全区档案信息化建设存在哪些问题?此次调研意在找出症结,提出有针对性的意见建议。

 调研发现,全区档案信息化建设优势突出,目前有机关部门、街道、园区、直属单位等一级档案室(档案进馆单位)66家,下属系统二级档案室如社区、学校、医院、直属站(队、所)等138家,档案组织管理网络基本实现全覆盖,档案规范化建设逐年提升,大多数部门、单位档案规范化建设正逐步由省一星、省二星达到省三星级以上标准。近些年,全区档案员队伍建设也呈现年轻化趋势,工作人员文化程度较高,较好地适应了档案信息化建设的要求。一直以来,全区高度重视档案信息化建设。2005年,区档案局依托区政务网络平台和“智慧建邺”协同办公系统,研制了“建邺档案室管理系统”,并投入近百万元对系统进行了多次升级改造,构建了在线归档、在线指导、在线管理、在线利用的档案管理新模式,完成了与“智慧建邺”协同办公平台的系统整合,成功将电子签章技术引入档案管理系统,并进行了多次升级改造,实现了拟稿、审核、签发、盖章、分发、拟办、批示、传阅等全流程在线流转。全区除公检法、工商、税务等部门使用专业档案管理系统软件外,各机关部门、功能园区、街道等66个一级部门、单位全部统一使用建邺数字档案室管理系统,确保了部门、单位的数据统一管理。

 但全区仍存在制约档案信息化建设的突出问题,主要表现在4个方面:无论区档案管理部门还是各机关单位,存在信息化建设领导力度减弱的情况,有“歇口气”的现象,多项有力举措戛然而止;业务监督指导滞后,特别是机构改革直接影响了档案监督指导工作,力度和密度显著下降;网上办公存在流于形式的现象,截至目前,仍有个别部门名为网上办公,实际走线下流程;电子资源建设进展缓慢,2018年、2019年全区建成数字档案室的一级部门(单位)在线移交的电子档案分别为8998件、644件,照片档案元数据录入8237件,音视频档案元数据录入304件。

 俗话说:“创业难,守业更难。”结合调硏中发现的问题,就如何破解难题,努力巩固和提升全区数字档案室建设成果,调研组建议,应进一步加强对数字档案室建设重要性、必要性的宣传,数字档案室建设是智慧城市、智慧建邺不可分割的一部分,区档案管理部门应采取多种形式,加大宣传力度,在全区形成“数字档案室好用、管用、想用”的共识;进一步加强档案管理部门对档案工作的监管职责,上级部门和有关领导应重视档案监管工作,融合区档案局、区档案馆在档案宣传、监督、指导等方面的力量,迅速组织人员开展日常档案行政执法、监督管理工作;进一步加强电子政务和数字档案管理系统的应用培训,区委办(区档案局)应牵头组织,联合区政府办、区行政审批局、区信息中心、区档案馆等部门,结合全区数字档案室建设中存在的问题,举办电子政务和数字档案室业务应用培训;进一步加强数字档案室管理系统的升级改造,目前,区数字档案管理系统的软件还存在着一些缺陷,如统计功能不完善、元数据抓取功能有待提高等,要予以升级改造;进一步加强智慧档案建设工作,在现有数字档案室建设基础上,集中有效资源在馆室一体化、网络环境、人与物(档案设备)互联互通、管理设施智能化等方面加大建设力度,有组织、有计划、按步骤地开展智慧档案馆室建设。

原载于《中国档案报》2019年12月5日   总第3458期   第二版

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